5 Tips para una junta exitosa

Si tienes pensado realizar una reunión de negocios próximamente o tu jefe te encomendó la responsabilidad de prepararla es necesario prever todo para que la reunión sea todo un éxito

A continuación te compartiré 5 consejos que harán que tus asistentes tengan una experiencia placentera en todas tus juntas.

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  1. Programa muy bien tus tiempos.

Prepara la orden del día, la lista de tópicos a tratar en la reunión, incita y haz hincapié en la puntualidad. De ser posible, envíale a todos los integrantes la orden del día previamente preparada, para que tengan conocimiento de cómo se desenvolverán los temas a tratar.

  1. Material de apoyo.

Una vez que tengas la lista de temas que estarán en discusión, ten listo todo el material que se pueda requerir. Como ya tienes la lista de asistentes a la junta, podrás prepararles un resumen ejecutivo con datos muy concretos como objetivos, estrategias, tácticas, resultados actuales y esperados.

Puedes entregarlo impreso, dentro de un folder, o en una carpeta si la información es abundante, también podrías utilizar las opciones digitales para compartir la información. Ten muy en cuenta las carpetas con el resumen ejecutivo para sean las suficientes y siempre ten unas dos extra por eventualidades o asistentes no contemplados. Además será muy útil un block de notas para cada asistente, plumas, lápices y por supuesto marcatextos y post-its.

  1. El día del evento ¡Anticipate!

Nada peor que lleguen todos los asistentes y tú te hayas lucido con los informes y el material de apoyo pero que el proyector o el equipo de audio no funcione, o que no tengan a la mano donde conectar sus laptops.

Independientemente de que la reunión sea en tus instalaciones o sea fuera, presta especial atención a los detalles por mínimos que parezcan. Como organizador, si contratas a una empresa externa asumes que el lugar donde será la junta estará listo, pero nada mejor que llegues media hora antes y pruebes todo, te cerciores de que los archivos están cargados correctamente en los dispositivos a utilizarse.

Prueba tu equipo audiovisual y asegúrate de contar con multicontactos donde los asistentes puedan enchufar sus computadoras o dispositivos. Si te quieres lucir, imprime personalizadores con el nombre y puesto de cada asistente y deja una tarjeta con las claves de acceso a internet.

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  1. Para sesiones largas…

Si de plano la junta se va a alargar muchas horas te sugiero programar descansos cada cierto periodo de tiempo porque después de 4 horas hablando del mismo tema o tratando las mismas situaciones ¿quién sigue lúcido y creativo para poder hallar soluciones?

Los breaks son muy útiles cuando se trata de despejar la mente, das la oportunidad a los asistentes de mantener una plática fuera del contexto laboral, los incitas a romper el hielo e integras el equipo de trabajo. Además el break es una excelente oportunidad de que te pongan otra palomita en el check list ya que puedes ofrecer alimentos, pero eso es parte del siguiente punto.

  1. Consigue un excelente servicio de catering.

Existen diversas opciones disponibles de menús, ya sea un coffee break muy ligero, un box lunch o una opción más elaborada como menú emplatado, elige la opción más adecuada para tu reunión y el tipo de personas que asistirán. Recuerda, si es extensa la junta será necesario considerar un horario de comida.

Los alimentos son necesarios para que, durante el receso más largo, los asistentes de la reunión puedan integrarse y sobre todo recuperar energía para continuar trabajando.

Estos son tan solo algunos de los aspectos generales que no debes de descuidar para que tu reunión de negocios o junta sea todo un éxito <al menos en lo que concierne a la logística>, lo que logren avanzar del trabajo ya es otro boleto.

Espero que esta información te sea de utilidad para cuando te toque planificar una reunión y si fue bajo encargo de tu jefe, para que te puedas lucir con él y los asistentes. Si te resultó interesante no te olvides dar me gusta, comentar o compartir estos tips.

 

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Alex Fuentes

Cachorro minitoy de humano. Disque Administrador Turístico, amante del Marketing y los animales. Me cuesta trabajo socializar, pero cuando abro la boca ya no me callas. Adicto a las selfies y a la leche con chocolate. Fiestero en recuperación.

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